“はい、では研修の次のプログラムです。講師に、ブロガーのゲムぼく。さんをお招きして、文章の書き方のコツについてお話をお伺いします。ぜひ、日々のみなさんの業務にお役立てください。では、ゲムぼく。さん、お願いします。”
……
…………
みなさま、こんにちは。ただいまご紹介に預かりました、『ゲムぼく。』と申します。
わっ、これ、思ったよりマイク響きますね。自分の声でっか。びっくりしちゃいました。
こんな大きな部屋で、たくさんの方にお集まりいただいて、このような機会をいただき、ありがとうございます。
まさかこんな大きな会社さんとご縁があるなんて思わなくてですね、きょう震えながら来たんですけども。建物に入ったときも、天井たっか！ エレベーターでっか！ ロビーひっろ！ みたいな感じでした。
本日はですね、30分のお時間をいただいているわけですけど、私からの話、いわゆる講義的なもの自体は、15分ほどで終わると思います。そのぶん、質疑応答を長めに取りますね。
みなさまもたくさんのプログラムが続いて疲れていらっしゃるでしょうから、ポイントを絞って大事なことだけお伝えします。なんなら、早く終わったら早く休憩しちゃいましょうか。
では、本日のタイトルを映していきます。
相手にとって、わかりやすくて、対応しやすい、親切なメールを書こう。
社内でも社外でも基本は同じ！ ビジネスメールの3つのポイント。
これが、きょうのテーマです。
私はふだん、ブロガーというものをやらせていただいていて、要はブログを書く人なわけですけど、じつは、ブログとメールは似ている部分がたくさんあります。文字を主体にしたテキストコミュニケーションである点。件名・タイトルの部分と本文の部分がある点。そして、相手に正しくわかりやすく情報を伝えて、ちゃんとぜんぶ読んでもらったり、読んだうえで行動を起こしてもらったりしてほしい、という点ですね。それで本日、こういうテーマになっています。
御社は4月入社のほか9月入社もあって、本日の研修も新人や若手の方が多くいらっしゃるとのことでしたので、そういう方にきょうからお役立ていただける、基本的なセオリーをまとめています。
ただですね。これ、基本的であるがゆえに、ずっと使えます。なんなら、意外と社会人ベテランの方でも、こういう基本がだんだん崩れていったり、忘れていっちゃったりするような方って、意外といらっしゃるんですね。
この3つ、手前味噌ですけど、覚えておくときっととっても役に立つと思います。もしかしたらですけど、「〇〇さんのメール、いつも読みやすくて助かるよ」なんて言ってもらえることもあるかもしれません。もしそういうことがあったら、ぜひご自身の手柄にしていただいて、こんど入ってきた後輩の方なんかにも、「これがメールの3つのセオリーだよ」みたいな感じで自分のものとしてご指導いただいてぜんぜん大丈夫ですので、ぜひ活用してくださいね。
では、いきましょうか。
ビジネスメールの3つのポイント、まずはひとつめです。
ビジネスメールのポイント、その1。
件名で、「何の話か」と、「対応要否と〆切」を示して、相手にやさしいメールにしましょう。
とりあえず、「よい例」と「悪い例」を見ていただくのがいいですかね。これは、社内メールのイメージですね。自分の上司に対して、確認依頼を出している感じの件名ですよね。
これはおそらくですが、みなさま、パッと見て「ああ、たしかに『よい例』のほうがいいメールっぽいな～」という気はしますよね。あ、うなずいてくださってる。ありがとうございます。
でも、なんででしょう？ なんでって聞かれると、けっこう難しくありません？ これ、難しいんですよ。
ちょっとみんなで考えてみましょうか。よければ、どなたかに手を挙げて意見を出していただけるとありがたいです。
じゃあ、悪い例に注目してみましょう。「〇〇商事への提出の内容について」っていう件名、とりあえず件名として成立はしている気がするし、実際こういうメールってよくあると思うんですけど、なんで「悪い例」なんでしょうね？ どのへんが気になるでしょうか？ これね、いろいろあるんですよ、たぶん。
……あっ、手が挙がりましたね。はい、そちらの方、ありがとうございます。
よろしければ、苗字だけお伺いしても？ ……はい、吉岡さんですね。吉岡さん、ありがとうございます。吉岡さん、悪い例のどのへんがよくない、あるいは気になるポイントだと思われましたか？
“「～について」で終わってると、大事なメールなのかどうかがよくわからないのでは、と思いました”
えっ、すごい！ ですよね！？ 急に核心突くやつが出てきた！
そうなんですよ。ホントにそうなんですよね。吉岡さん、ありがとうございます。
件名として成立はしているんですけど、まさに「大事なメールかどうかがわからない」んですよね。
提出の内容って言われても、提出物の可能性っていろいろあるし。ふつうの見積だったらまあいいですけど、なにかをやらかしたときのおわび文とかだったらめちゃくちゃ大事じゃないですか。そこの区別がつかないのが、まず一点。
そして、「～について」ですよね。これはですね、この機会にぜひ覚えていただきたいんですけど、「～について」って、基本、よくないです。もちろん、いい場面もあるんですけど、だいたいよくないです。相談なのか報告なのか、あるいはそれ以外のなにかなのか、読み手がわからないからです。
そう考えると、「よい例」がなぜよいのかもだいたいわかりますね。
企画書の話だなってわかるし、内容を確認すればいいんだなってこともわかる。9月30日までにって書いてあるから、「あ、今日じゃなくてもよさそうだな。でも、返信は必要だな」みたいなこともわかりますよね。緊急度と重要度がわかるので、とっても相手にやさしいです。
「件名くらい、まあなんでもいいじゃん」って思っちゃうこともあるかもしれないんですが、件名をちゃんとすると、相手にやさしくできる、というのは、とってもいいことだと個人的には思います。
まとめると、こういうことですね。
みなさま自身もそうだと思うんですけど、正直、ぜんぶのメールをちゃんと開いてちゃんと読むって、キツいじゃないですか。開かずにゴミ箱ってことはさすがにないでしょうけど、件名と最初の2～3行で自分に関係ありそうかどうかササッと判断しちゃう、みたいなことは絶対あるはずです。
なので、件名で「何の話で、それは私の対応がいるやつ？ いらないやつ？ いるとしたらいつまで？」っていう、正直かつ率直な疑問にスパッと応えてあげると、親切なメールになりやすいです。
では、次のポイントにいきましょう。
ビジネスメールのポイント、その2。
結論を先に書いて、理由や経緯をあとに書きましょう。これにより、相手が話のポイントを理解しやすいようにしましょう。
みなさまは「結論ファースト」みたいな言葉をお聞きになられたことがありますか？ あ、だいたいありそうですね。ありがとうございます。その話です。
これも、例を見てみましょうか。社内メールの本文の書き出しみたいなイメージですね。お値引きしていいですか的な相談っぽいから、営業職の方ですかね。
さて、じゃあこれもちょっとどなたかにご意見いただければと思うのですが……これはできれば、実際にこういう相談メールをよく受け取っていそうな、上司の方がいい気がしますね。よい例のどこがよいか、あるいは悪い例のどこが悪いか、ちょっとぜひ役職のある方、手を挙げていただいて…
あっ、ありがとうございます。お名前をお伺いしても？ ……はい、泉さん。泉さんですね。ありがとうございます。なにかしらの部署の上司の方でいらっしゃるのでしょうか。……あ、営業の課長！ すごい、ちょうどいい！ こういうメール、よく来ます？ そうですよね、よく来ますよね。
では泉課長、いかがでしょう？ なにかこの例で、気になられたところは？
“最初に「相談」って書いてあるから、「あ～相談なんやな」って思って読みやすいのがいいですね。あと、値引きの金額も最初に書いてあるんで、「まあそれくらいなら受注確率によってはアリやな」みたいなんも思えるかな～と思いました”
おお～、なるほど！ ありがとうございます。
言おうと思っていたことをほぼぜんぶ言っていただきました。ありがとうございます。
そうなんですよ。「よい例」のよいポイントは、こんな感じですね。
泉課長がおっしゃった通り、最初に「相談」って書いてあるので、身構えて読めますよね。「単なる報告じゃなくて、相談なんだな」と。で、「〇万円お値引きしたい」と判断を下してほしい内容、つまり結論が来ているのもありがたい。そのあと「下記に詳細を記載します」とあるので、たぶんこのあとに、「先日の商談でこういうお声があって～」みたいなのが続くんだと思うんですけど、「相談」であることと「〇万円の値引きがしたい」という結論がわかった状態で読めるので、絶対に読みやすいですよね。
というわけで、まとめましょう。
これもですね、自分が読み手だったら、と考えていただければと思うんですが、ビジネスメールの結論は基本的に先のほうがいいことが多いですね。ゴールや着地点が見えない話を読まされるのはけっこうしんどいです。
好きな人の文章とか好きなYouTuberの動画とかだったらね、そりゃいくらでもじっくり付き合えますけど、仕事のメールを一通一通そんな「好き！」って気持ちで読むかって言ったら、まあ正直、読まないじゃないですか。「うわ～、未読メール50通もある。めんどくさ～」みたいなことのほうが多いじゃないですか。
なので、結論が先です。挨拶→結論→詳細と書いていって、なんなら最後にもう1回結論をコピペで貼る、くらいがいいかもしれないですね。
では、最後。3つ目のポイントいきましょう。
ビジネスメールのポイント、その3。
大事な数字の表記ゆれをなくして、相手が正しく、わかりやすく読めるようにしましょう。
これはですね、じつは意外とめちゃくちゃあるんですよ。表記ゆれでぐにょんぐにょんになってるメール、いっぱいあるんです。意識するとすぐ気づくんですけど、意識しないと気づけないから。
特に、日付とか時間とか金額とか、ビジネスではそのへんの数字が大事なことが多いわけですけど、このへんがぐにょんぐにょんになると大変です。正しく読み取ることが難しくなります。
これも、例を見ていただいて、気になったところを挙げてみましょうか。ぜひどなたか……
おっ、振る前に手が挙がった。すごい。じゃあ、ぜひお願いします。あ、橋本さんですね。さっそくお名前もありがとうございます。流れもよくわかってくださってる。
では、橋本さん、よい例または悪い例を見て気になったところを、ぜひお願いします。
“悪い例なんですけど、10時から1時間っていうのと午後1時～2時ってあるんですけど、それなら「午前10時」にしたほうがいいと思いました。あと、考えすぎかもしれないんですけど、「9/19木」って、日付のあとにすぐ曜日が書いてあるから、そのあとの「27日」っていうのが、27日が日曜日みたいに見えちゃうんじゃないかと思いました”
完璧！ すばらしい！ 橋本さん、ありがとうございます！
もうなにも言うことないんで、このパートここで終わってもいいくらいです。
まあ、いちおうスライド作ってきたので、出しますけど。もう橋本さんの言葉がすべてです。
そうなんですよ。27日が日曜日っぽく見えるんですよね、この流れだと。よい例を見る限り、27日はホントは金曜日のはずなんですけど、これは日曜日っぽく見えるし何月かも省略されてるから、「え？ 何月の話？」ってなっちゃいますね。
あとは、時間の表記がぐにょんぐにょんですね。午前・午後をつける12時間表記がいいか、それとも13時、14時みたいな24時間表記がいいかは業界や会社さんによると思うんですけど、これは絶対そろえたほうがいいですね。朝の9時か夜の9時かわからなくなっちゃう、みたいなこと、ありえますからね。終わりの時間の書き方も、そろってないのでそろえたほうがいいですね。
まとめましょう。
表記ゆれは、単に読みやすさの問題もあるんですが、さっきの「27日が日曜日っぽく見える問題」みたいに、場合によっては正しい理解を損ねてしまう材料になってしまうことがあります。誤解を生みますね。
で、ビジネスでなにが誤解されるといちばんマズいかというと、まあ「日付」「時間」「金額」みたいな大事な数字でしょうから、特にここを気をつけましょう、というわけです。
ここを意識してちゃんと統一できると、読む側はとても助かるし、書く側も自分の意図が正しく伝わるので安心ですね。
では、講義パートはほぼこれで終わりです。
社内でも社外でも、どんなビジネスメールにも共通する基本的なポイントは3つでしたね。
件名で何の話かと対応要否と〆切を示して、相手にやさしくする。
結論を先に書くことで、相手が話のポイントを理解しやすいようにする。
大事な数字の表記ゆれをなくして、相手が正しくわかりやすく読めるようにする。
これらはぜんぶ、「やると相手のためになる」というのが重要なポイントです。
「ルールだからやりなさい」みたいな話じゃなくて、「相手が喜んでくれて、いい関係を築きやすくなるから、やれたらやってみようね」みたいな話だと思ってください。
ぜんぶいきなりやるのが大変そうだったら、どれか1個だけでも意識する、でもいいかもしれないですね。
ちなみに、冒頭に「ブログとメールはけっこう似ている」という話をしましたが、『ゲムぼく。』というブログも、この3つのポイントはとても意識して書かれています。書かれていますっていうか、ぼくが書いてるんですけど。
まあ、それをここで解説するのは時間が足りないし、そもそもそういう場でもないんでそれは控えますけど、たとえば1つ目のポイントの、件名ですね。ブログで言うとタイトルです。
『ゲムぼく。』はいつも、何の話かや対応要否がすぐにわかる、読み手が困らない、やさしいタイトルを心がけています。ご参考までに、実例をいくつかリストアップして、講義を終わりますね。
ホォ～……ドウ……？イイ……？ホカホカ……イイ……？イイッ！
オホッ、オッホホホホ！オッホォ～！
アッ、あぁぁぁッ！！ヌゥゥゥゥゥゥンッ！！
アア～……カンナ……カンナ……
アア～……ディキンソン……ディキンソン……
アッ！ドロシー！アッ、アッ！……アッ？ドッ、ドロシー……？
アッ！エッ、エンプレッ、エンプレス！ミッ、ミズ、ミズギエンプレッ！！
むちむちむちむちむちむち！パーーーーーーン！！
コメント
？？？？？？？
？？？？？？？？？？？？？
最後のちゃぶ台返しやりたかっただけだろこれ
なんでちゃんとした文章の最後に怪文書へのリンクを貼らないと気が済まないのか……
すごいためになること書いてるのに……
どうした急に
狂気のベクトルがいつもと違いすぎて一番怖い
まあある意味わかりやすいタイトルよ、うん…
文章マニアだと表記ゆれがあるとモヤモヤするのよね。これは明日からビジネスに使える良記事
…最後のタイトルだけでだいたい何の記事かわかってしまう自分にもモヤモヤするが
何の話か（ムチムチで知性が消滅した記事であること）は明瞭にわかるから例として正しい
最後のオチを無視すればさすが本職が講師だけの事はあるなと
最終段落のことは置いておいて、非常にためになりました。
最終段落でいつものゲムぼく。さんだと安心しました。違うブログ開いたのかと思った
名刺が必要なイベントって企業での講演だったのか
なんだこれははこっちの台詞なんだよ
普通に勉強になった
ありがとうございます
ためになりました!
流石大企業で講師をやるだけの事はある分かりやすさだが
載せる場所間違ってるだろ
昨日ムチムチクジラに発情してた人は何処へ？
うん、まぁ確かに最後のタイトルはあー今回日本語ほぼ喋らないなってすぐ分かるから頭空っぽで読めて親切
ちゃんとしたビジネス講習に戸惑いが隠せない
最後のタイトル例、一見どんな内容か分からず困惑するけど「あぁ、何も考えずに読んでいいのか」ってすぐに分かる良いタイトルですね
大丈夫ですか？
ビジぼく。たすかる
ゲーム攻略サイトで真面目なビジネス講義をしたりするのがこのブログの面白い所だけど最後の怪文書ぇ…
意外と日時だったり要約して相手に伝える技術って意外と難しいのよね
大事な事だけど、あまり他人は教えてくれないからこういう解説をしてくれるのはビジネス初心者とかに重宝すると思う
ムチム知性
理解しなくてもいい内容の記事に
理解できないタイトル付けてくれるのたすかる
何これ？？
まぁ確かに「何かしらに狂ってる記事」というのはわかりやすいな…
もしかしてゲムぼく、普段まともな社会人やってるのか
最後がやりたかっただけなのがわかるのに助走がガチすぎる
えっ…今日も怖い
ためになる話だった。
最後のはゲムぼく。常連にとっては分かりやすいタイトルなのは、そう。
とても為になる記事ではあるんですが、気になった点を一つだけよろしいでしょうか？
せっかく講師を依頼してくれた大きな会社に、このブログを紹介してしまって本当に大丈夫なのですか？
オチの下にある前の記事のリンクも大概なタイトルなせいで二段オチに見える
やるなゲムぼく。
最後ある程度予測は出来てたのに笑ってしまった……
ビジネスメール送る事あるかは分からないけど、本文はめっちゃためになるから覚えとこうかな
参考例が参考にならないほどひどくてワロタ
でもこういう意味わからんもののほうが読んでみようと思うのはある
反面教師として一線級のタイトルを集めてきたな…
いや、ブログのタイトルはメールと違って興味を持たせるのが大事なんかな
ためになりすぎる、、、
でも色々アレ過ぎて親とか友達に進め辛いよ
最後う◯こを投げつけてくる猿か何かでいらっしゃる？？？
いつむちむちスライドがスクリーンにでかでかと映し出されるかひやひやしたぞ
今までで一番緊張感を持って読んだ
せっかくためになる記事なのにオチつけないといけない病気にでもかかってるんです？
本当かは分からないが、ゲムぼくとして講師に呼ばれて、ゲムぼくってどんなこと書いてるんだろってなったら、ムチムチスケベテロでは
最後のリンクまでIQが下がらなかったってこれ成りすましだろ
確かにタイトル見ただけで「あっこれは頭空っぽで読んでいい記事だ」ってわかるタイトルではあるよね
わかりやすい題名の話が出た時点でオチがわかってたけど笑ってしまった。
あと普通にためになる記事なんだよな……。
いつもはこの記事役に立つのに他の記事があれで紹介しにくいな…なのに、
今回はこの記事役に立つのにオチがあれで紹介しにくいな…になってる。
まさかそんなとこでバリエーション持たせてくるとは
訓練されたゲムぼく読者なら最後のタイトルだけでも大体どんな記事かわかる説ある。
よくよく思い返してみたら、最初に『ブロガーのゲムぼく。さん』と紹介されてるってことは、少なくともセミナーの担当者はこのブログを読んでるはずだよな……
この会社大丈夫なのか？
これだけ猛暑日が続くとさ、ほら、仕方ないよ
脳みそもタンパク質だからさ
タイトルはわかりやすくを実践し続けた末路
>何の話かや対応要否がすぐにわかる
そうだね
>読み手が困らない
ダウト！
知り合いとかには勧めにくいですが、とてもためになりました。
タメになる記事でした
ありがとう！
すげー、講師やったのね。おめでとう！なんだか嬉しい。なんでだ（笑）
メールを書くのにためになるのはもちろん
この研修自体も初めにメールの研修ですよ〜ポイントは3つありますよ〜っていう流れになってて本当に理解しやすいんだよな
マイクでっか！とかのちょっとした笑いもあるし手を挙げて意見を〜とかのやり取りもあるし
ゲムぼく。さんの素晴らしい人格が出てる
すばらしい
最後のオチの「読み手が困らない、やさしいタイトル」も困らないかどうかは人によるけど（？？？）優しいのは確かだし（これ頭空っぽで読めるやつ！と一目でわかる）
いや本当にすごいよ
文章の作り方が本当に上手い
メールの書き方は本当に実践してみます！
マイクの音量もちんちんもでっかいゲムぼく。さんに感謝
最後のオチを無理矢理ねじ込んでしまうのがゲムぼく。さんなんだな
最後の最後で牙をむきおった…
せっかく人に勧められる内容なのに最後のせいで勧められなくなっちゃった
それはそれとして参考になった
本文の最初の挨拶や最後の一部分や定型はATOK使ってる
便利やで
めちゃくちゃ参考になるけど、そういえばこの人前日には縦セーター海坊主にヌゥゥゥンしてたんだった……
参考に貼ったリンクは全部興奮するときの表記が揺れてるんだよなぁ…
こういう内容こそ中高あたりの現代文の授業でやってほしかったわ
実例は知性無しで読めることがよく分かるタイトルで実によろしい
ゲムぼく。さんがものすごく丁寧に前振りをしたときはオチがシンプルかつ力押し
これテストによく出るとこなんで押さえときましょうね
こんなに為になる前振り始めて見た。勉強になった。
安定のオチで安心しました。
素人意見ですが、メール内の大事な日時・数字は専用の段落を作っちゃう方が理解しやすい気もしますね。
好みにもよりますが、文章とは別に
案1) 9月19(木) 10:00～11:00
案2) 9月27(金) 13:00～14:00
って感じに書いてるメールみると「やるじゃない…!」って気分になります。
大きな会社のちゃんとした研修にマジメなテーマきっかけで浸食していくドスケベブログ
今日まさに悪い例のメール送っていたので気をつけます！
参考事例をもとに、片仮名で喘ぐ所から意識して頑張ります！
おぱでかなが構文がビジネス解説に使われておる……
なるほど、こう紛れ込ませるのか……！
ためになる記事が多いのに他人には勧めにくいことに定評のあるゲムぼく。
ホッカイドウ記事実は大好き
抽象的なのにどんな内容が書いてあるのかだいたいわかるタイトルだ……
本当にすごい技術だ……（？）
結論：ブログは不特定多数へ向けてのご開帳
弊社の研修来てくれ
成る程～、大変ためになる記事でしt…なんだこれは？！(岡本太郎風に)
ブログのタイトルのフレーズを連呼し続けてるタイプの記事とちゃんと日本語訳された文章が並んでる記事と半々くらいなんですね
凄い勉強になるのに最後の最後で人に勧めづらくなる
ちゃんとオチがあって良かった
この人こわ…
たまにある冷静(賢者)記事かと思ってたのに(信じていたかと言われると疑ってはいた
何についてか、対応の要否、たしかにわかりやすいけども。
まともそうでも素知らぬ顔でオチをカマすから油断はならない
最後のオチはゲムぼく。の個性
記事の内容は令和のネットで希少な、とても有益な情報を載せてくれるいにしえの個人ブログなんよね
オチと話す内容の数を最初に書くのは日常でも大事ですよね！
終わりが見えるから意識や体力配分をしやすいし、内容もスラスラ入ってくる
終わりが見えないとただただ冗長に感じて苦痛すら感じることもある。集中力が続く最初の方に大事なことを持ってくるのは本当に理にかなってる
そういう意味では最初に真面目な話が始まったらオチが読めるから衝撃の備えもできる。ゲムぼく。さんなりの優しさか
わあ！ためになる記事！
でも最後のせいで同僚に宣伝できない！
ここの読者は全員訓練されてるからあのタイトルで察してしまう。
最後の最後で壊してきちゃったか……(いつもか…)
いっそ美しいまである
オチw
それはそれとして、ゲムぼく。さん若手の教育担当とかされてらっしゃる？
オチを付けてるけど、ビジネス講義風の部分があまりにも手慣れているように思える
ゲムぼく。上級者には分かりやすいから大丈夫だ
ゲムぼく。上級者ってなんだよ？